ScanCenter – Digitalisierung von Dokumenten aller Art

Herzlich willkommen – Papier wird digital

Dem Trend zur Digitalisierung folgend, hat das Inklusionsunternehmen Proclusio gGmbH zum 01.01.2019 den neuen Geschäftsbereich „ScanCenter“ gestartet. Unser Angebot richtet sich an gewerbliche und private Interessenten jeglicher Art, ist also nicht auf den Unternehmensverbund beschränkt.

Mitarbeiter mit und ohne Behinderung digitalisieren Ihre Dokumente und geben Sie Ihnen in der gewünschten Form digital zurück. Mit Freude und Präzision holen wir das Beste aus Ihren analogen Dokumenten heraus.

Ihre Vorteile:

  • platzsparende Archivierung
  • schneller Zugriff, von mehreren Personen parallel und von verschiedenen Orten aus
  • zukunftssicher

Was wir aktuell nicht anbieten, ist die datenschutzgerechte Vernichtung der gescannten Dokumente.

Wir freuen uns, wenn Sie mit uns in Kontakt kommen möchten: scancenter@evangelisches-johannesstift.de

Beraten

„Scannen kann jeder – einfach auf den Kopierer legen und fertig!“

Wie oft haben wir diesen Satz schon gehört, und er stimmt ja auch in kleinen Bereichen. Wenn Sie aber komplette Archive digitalisieren möchten, ist das nicht mehr so einfach. Daher beraten wir Sie gerne zu Fragen wie:

  • Scannen in schwarzweiß (= kleine Dateien) oder Farbe (= große Dateien)?
  • Auflösung – 200, 300 oder 600 dpi?
  • Dateiformate – wann nehme ich TIF, wann JPG, wann PDF und wann PDF/A?
  • Benennung der Dateien?
  • Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems?
  • Weiterverwendung in anderen Systemen, z.B. SAP?
  • Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen?
  • Zu beachtende Gesetze und Richtlinien?

Am Ende einer Beratung steht i.d.R. ein kleines Konzept. Das gibt Ihnen und uns Sicherheit, was vereinbart wurde. Auf Basis dieses Konzepts erhalten Sie ein Angebot.

Vorbereiten

Sie fühlen sich mit uns wohl und haben uns beauftragt. Jetzt kommen die Themen:

  • Abholen der Dokumente mit LKWs und abschließbaren Aktentransportwagen
  • Zwischenlagern der Dokumente in unseren Räumen gemäß Datenschutzrichtlinien
  • Vorbereiten der Dokumente nach Ihren Anforderungen: Entfernen von Büro- und Tackerklammern, Kleben von zerrissenen Dokumenten, Was soll mit den legendären Post-it-Zetteln passieren?

Nach Abschluss der Vorbereitung erfolgt das eigentliche Scannen.

Scannen

Wir arbeiten mit Fujitsu Produktionsscannern. Diese Geräte sind zum Einen optimiert auf schnellen Dokumentdurchsatz, zum Anderen behindertengerecht durch den drehbaren Durchzugscanner. Themen sind hier:

  • Auflösung
  • Schwarzweiß, Graustufen oder Farbe
  • Spezielle Papiere (denken Sie an Aktendeckel aus Karton oder Durchschläge aus hauchdünnem Papier)
  • Bildverbesserung schon beim Scannen

Nachbereiten

Dieser Bereich gliedert sich in das Nachbereiten des Papiers und der Dateien.

Papier

  • In welcher Form soll das Papier zurückgeliefert werden? Unsortiert in Kartons zur späteren Vernichtung (z.B. Rechnungen oder Lieferscheine) oder wieder zusammengeheftet (z.B. Familienchroniken oder Urkunden)?
  • Was soll mit den übrig gebliebenen Materialien passieren, z.B. leere Ordner, Aktenhüllen, Prospekthüllen?

Dateien

  • Wünschen Sie Volltext-durchsuchbare Dateien?
  • Sollen wir die Bilder optimieren?
    Schmutzentfernung, Kontrastverbesserung?, Hintergrundfarben entfernen (denken Sie z.B. an Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen – wozu brauchen Sie die gelbe Hintergrundfarbe?), Ausrichten, Randbeschneidung (entfernt den legendären „Trauerrand“ von gescannten Seiten)

Übergeben

So banal dieses Thema klingt, so viele Varianten gibt es – jede für ihren Einsatzzweck.

  • Sollen die Dateien einen „sprechenden Namen“ erhalten?
  • Benötigen Sie für ein digitales Archiv die Bild-Dateien und die Indexdaten separat?
  • Ist PDF/A für revisionssichere Archivierung ein Thema?
  • Müssen spezielle Vorschriften beachtet werden, die z.B. eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) der Scan-Dateien erfordern (Gesundheitswesen)?
  • Datenübergabe
    auf externem Datenträger (Festplatte, USB-Stick)?
    auf FTP-Server zum Download?
    per Schnittstelle direkt in Ihr System?

Arbeitsangebote

Der Inklusionsbetrieb Proclusio ScanCenter bietet sozialversicherungspflichtige Arbeitsplätze auch für Menschen mit Behinderung.

Gerne nehmen wir Initiativbewerbungen entgegen: Mitarbeitende (m/w) für das Vorbereiten und Scannen von Papier.